Aankopen, verkopen & handelsvorderingen/-schulden
Hoe je aankoop- en verkoopfacturen, creditnota's, kortingen, vooruitbetalingen en de eindejaarsrekeningen 404/444 correct boekt met btw in het Belgische MAR.
🎯 Na dit thema kan je…
- Een aankoopfactuur van handelsgoederen boeken met 604000, 411590 ABTW en 440000, en een verkoopfactuur met 400000, 700000 en 451540 VBTW.
- Het verschil tussen handelskorting (608000/708000) en financiele korting (657000/757000) begrijpen en boeken.
- Vooruitbetalingen aan leveranciers (406000) en van klanten (460000) boeken en later verrekenen met de factuur.
- De overgangsrekeningen 444000 'te ontvangen facturen' en 404000/404200 'op te stellen facturen' correct gebruiken bij de jaarafsluiting en het verband met de voorraad (340000) leggen.
- Inkomende en uitgaande creditnota's boeken (604001 ICN en 700001 UCN) met de btw-tegenboeking.
- Een handelsschuld of -vordering betalen via bank (550000) of kas (570000) en controleren dat elke boeking in evenwicht is.
Aankopen, verkopen & handelsvorderingen/-schulden
Dit thema vormt de kern van de dagelijkse boekhouding van een handelsonderneming: goederen inkopen, ze verkopen, en de bijhorende vorderingen op klanten en schulden aan leveranciers correct beheren. Daarbovenop komt de btw (meestal 21%) en een aantal bijzondere rekeningen die je nodig hebt bij de jaarafsluiting.
1. De aankoopfactuur (AF)
Wanneer je handelsgoederen koopt, ontvang je een aankoopfactuur. Je boekt:
- 604000 Aankopen van handelsgoederen (HG) in het debet, voor het bedrag exclusief btw (klasse 6 = kost -> debet).
- 411590 Aftrekbare btw (ABTW) in het debet, voor de btw die je later van de Staat terugkrijgt (een vordering, dus debet).
- 440000 Leveranciers in het credit, voor het totaal inclusief btw (een schuld op KT, passief -> stijgt in credit).
Voorbeeld: aankoop radiatoren 300,00 excl. + 63,00 btw (21%) = 363,00 incl.
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| 604000 Aankopen HG | 300,00 | |
| 411590 ABTW | 63,00 | |
| 440000 Leveranciers | 363,00 |
2. De verkoopfactuur (VF)
Wanneer je verkoopt, maak je een verkoopfactuur op:
- 400000 Klanten in het debet, voor het totaal inclusief btw (een vordering, actief -> debet).
- 700000 Verkopen in het credit, voor het bedrag exclusief btw (klasse 7 = opbrengst -> credit).
- 451540 Verschuldigde btw (VBTW) in het credit, btw die je aan de Staat moet doorstorten (schuld -> credit).
Voorbeeld: verkoop 500,00 excl. + 105,00 btw = 605,00 incl. -> 400000 debet 605,00 / 700000 credit 500,00 + 451540 credit 105,00.
Belangrijk: vergeet nooit dat de klanten/leveranciers altijd het bedrag inclusief btw dragen, terwijl de kost- en opbrengstrekening (604/700) altijd exclusief btw is. Het verschil is precies de btw.
3. Kortingen: handelskorting vs. financiele korting
- Handelskorting (commerciele korting): een korting die op de factuur zelf staat, bv. wegens grote hoeveelheid. Krijg je ze als koper, dan boek je 608000 Handelskorting ontvangen in het credit (vermindert je kost). Geef je ze als verkoper, dan gebruik je 708000 Commerciele korting. In de praktijk wordt de handelskorting vaak meteen van de basisprijs afgetrokken, zodat 604000/700000 al netto staat.
- Financiele korting (kassakorting): korting voor snelle betaling. Die boek je apart op 657000 Financiele korting (kost, debet, als je ze geeft) of 757000 Financiele korting (opbrengst, credit, als je ze krijgt). Verwar deze twee soorten kortingen niet.
4. Creditnota's
Een creditnota corrigeert een eerdere factuur (terugzending, prijscorrectie).
- Inkomende creditnota (ICN) op een aankoop: 440000 Leveranciers debet / 604001 ICN op aankopen HG credit (excl.) + 411590 ABTW credit (btw). De schuld daalt, de kost wordt teruggenomen.
- Uitgaande creditnota (UCN) op een verkoop: 700001 UCN debet (excl.) + 451540 VBTW debet (btw) / 400000 Klanten credit. De vordering daalt.
5. Vooruitbetalingen
Soms betaal je (of ontvang je) geld voor de levering.
- Vooruitbetaling aan een leverancier: je hebt een vordering. Boek 406000 Vooruitbetalingen (of 360000 voor vooruitbetalingen op voorraad) debet / 550000 Bank credit. Bij de definitieve factuur verreken je 406000.
- Vooruitbetaling van een klant: je hebt een schuld. Boek 550000 Bank debet / 460000 Ontvangen vooruitbetalingen credit (of 176000 voor de LT-variant).
6. De jaarafsluiting: 404, 444 en het verband met 340
Op het einde van het boekjaar moet alles in de juiste periode staan, ook al is de factuur er nog niet.
- 444000 Te ontvangen facturen: de goederen zijn geleverd en in voorraad (340000 Handelsgoederen), maar de aankoopfactuur is nog niet binnen. Je boekt de kost toch al: 604000 debet / 444000 credit (een schuld die je nog verwacht). Zo daalt je winst correct in het juiste jaar.
- 404000 Te innen opbrengsten / 404200 Op te stellen facturen: je hebt geleverd aan de klant maar de verkoopfactuur is nog niet opgemaakt. Je boekt de opbrengst toch: 404200 debet / 700000 credit. In het volgende jaar maak je de echte factuur op en boek je 404200 weg.
Het ezelsbruggetje van de leerkracht: 340 (voorraad) hoort bij 444 (te ontvangen aankoopfacturen) en bij 404 (op te stellen verkoopfacturen). Telkens als de goederenbeweging en de factuur niet samenvallen, heb je zo'n overgangsrekening nodig.
7. Betaling
Betalen of ontvangen gebeurt via 550000 Kredietinstellingen (bank) of 570000 Kas. Een leverancier betalen: 440000 debet / 550000 credit. Een klant die betaalt: 550000 debet / 400000 credit.
Gouden regel: in elke boeking is de som van de debetbedragen exact gelijk aan de som van de creditbedragen. Controleer dit altijd, zeker bij boekingen met drie of meer regels (factuur + btw).
🔢 Kernrekeningen (MAR)
| Code | Naam | Natuur | Wanneer gebruiken |
|---|---|---|---|
| 604000 | Aankopen van handelsgoederen (HG) | Debet | Bij een aankoopfactuur van handelsgoederen, voor het bedrag exclusief btw. |
| 604001 | Inkomende creditnota (ICN) op aankopen HG | Debet | Klasse 6-tegenrekening (MAR-natuur debet, net als 604000); wordt bij een ontvangen creditnota van je leverancier in het credit geboekt en neemt zo de aankoopkost (excl. btw) terug. |
| 411590 | Aftrekbare btw (ABTW) | Debet | Btw op aankopen die je van de Staat terugvordert; debet op AF, credit op een inkomende creditnota. |
| 440000 | Leveranciers | Credit | Schuld aan de leverancier voor het totaal inclusief btw; daalt in debet bij betaling of inkomende creditnota. |
| 444000 | Te ontvangen facturen | Credit | Bij jaarafsluiting: goederen ontvangen en in voorraad (340000), maar de aankoopfactuur is nog niet binnen. |
| 400000 | Klanten | Debet | Vordering op de klant voor het totaal inclusief btw; daalt in credit bij ontvangst of uitgaande creditnota. |
| 700000 | Verkopen | Credit | Bij een verkoopfactuur, voor het bedrag exclusief btw. |
| 700001 | Uitgaande creditnota (UCN) | Debet | Bij een door jou opgemaakte creditnota, neemt de verkoopopbrengst (excl. btw) terug. |
| 451540 | Verschuldigde btw (VBTW) | Credit | Btw op verkopen die je aan de Staat moet doorstorten; credit op VF, debet op een uitgaande creditnota. |
| 404200 | Op te stellen facturen | Debet | Bij jaarafsluiting: geleverd aan de klant maar de verkoopfactuur is nog niet opgemaakt. |
| 608000 | Handelskorting / commerciële korting ontvangen (-) | Credit | Handelskorting die je als koper ontvangt; vermindert de aankoopkost. |
| 708000 | Comm korting | Credit | Commerciele/handelskorting die je als verkoper toestaat aan je klant. |
| 406000 | Vooruitbetalingen | Debet | Vooruitbetaling die je aan een leverancier doet vooraleer de factuur er is (vordering). |
| 460000 | Ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen | Credit | Vooruitbetaling die je van een klant ontvangt vooraleer je levert (schuld). |
| 550000 | Kredietinstellingen | Debet | Bankrekening: debet bij ontvangst van geld, credit bij betaling. |
📐 Boekingsschema's
Aankoopfactuur handelsgoederen (met 21% btw)
Je ontvangt een aankoopfactuur voor handelsgoederen.
| Debet | Credit |
|---|---|
|
|
Verkoopfactuur (met 21% btw)
Je maakt een verkoopfactuur op voor een klant.
| Debet | Credit |
|---|---|
|
|
Inkomende creditnota (ICN) op aankoop
Je leverancier stuurt een creditnota (terugzending of prijscorrectie).
| Debet | Credit |
|---|---|
|
|
Eindejaar: goederen in voorraad, factuur nog niet ontvangen
Op 31/12 zijn de handelsgoederen geleverd en in voorraad (340000), maar de aankoopfactuur is nog niet binnen.
| Debet | Credit |
|---|---|
|
|
Eindejaar: geleverd aan klant, verkoopfactuur nog op te stellen
Op 31/12 zijn de goederen geleverd aan de klant, maar de verkoopfactuur moet nog opgemaakt worden.
| Debet | Credit |
|---|---|
|
|
⚠️ Veelgemaakte fouten
❌ De btw op de kost- of opbrengstrekening boeken (bv. 363,00 op 604000).
✅ 604000 en 700000 staan altijd exclusief btw. Alleen 440000/400000 dragen het bedrag inclusief btw.
❌ Op de eindejaarsrekeningen 444000 of 404200 toch btw boeken.
✅ Boek enkel het bedrag exclusief btw. De btw (411590 of 451540) verschijnt pas wanneer de echte factuur wordt ontvangen/opgesteld in het volgende boekjaar.
❌ 444000 (passief, credit) verwarren met 404200 (actief, debet).
✅ 444000 'Te ontvangen facturen' = schuld die je nog verwacht (aankoopkant, credit). 404200 'Op te stellen facturen' = vordering die je nog moet factureren (verkoopkant, debet).
❌ Bij de echte factuur in BJ2 de provisie 444000/404200 niet tegenboeken.
✅ Boek de provisie eerst weg (444000 debet of 404200 credit) en dan pas de echte factuur, anders staat de schuld of vordering dubbel.
❌ Handelskorting en financiele korting door elkaar halen.
✅ Handelskorting -> 608000/708000 (op de factuur). Financiele korting -> 657000/757000 (korting voor snelle betaling).
❌ Een ontvangen of betaald voorschot meteen op 604000/700000 boeken.
✅ Een voorschot is nog geen aankoop of verkoop. Boek het op 406000 (aan leverancier) of 460000 (van klant) en verreken het pas bij de definitieve factuur.
❌ Bij de betaling van een factuur de btw nog eens apart boeken.
✅ De btw zit al in de factuurboeking. Bij de betaling boek je gewoon het volledige bedrag inclusief btw tussen 440000/400000 en 550000.
❌ Bij een inkomende creditnota 604000 verminderen in plaats van 604001 te crediteren.
✅ Gebruik de aparte tegenrekening 604001 ICN in het credit; zo blijft de brutoaankoop op 604000 zichtbaar in het grootboek.