Aankopen, verkopen & handelsvorderingen/-schulden
Hoe je aankoop- en verkoopfacturen met btw boekt, de btw-grootboeken (ABTW, VBTW, TTVBTW, TBBTW) afsluit en regulariseert, en bij de jaarafsluiting de overgangsrekeningen 444 'te ontvangen facturen' en 404.2 'op te stellen facturen' gebruikt, in samenhang met de voorraad (340).
🎯 Na dit thema kan je…
- Een aankoopfactuur van handelsgoederen boeken met 604000, 411590 ABTW en 440000, en een verkoopfactuur met 400000, 700000 en 451540 VBTW.
- De btw-regularisatie (BTW-aangifte) boeken: ABTW (411590) afsluiten naar terug te vorderen btw (411000 TTVBTW) en VBTW (451540) naar te betalen btw (451000 TBBTW), en daarna de btw betalen of terugkrijgen via 550000.
- De overgangsrekening 444000 'te ontvangen facturen' (444.1) gebruiken op 31/12 als de goederen geleverd en in voorraad (340000) zijn maar de aankoopfactuur nog niet binnen is, en die provisie het jaar nadien tegenboeken bij de echte AF.
- De overgangsrekening 404200 'op te stellen facturen' (404.2) gebruiken op 31/12 als je geleverd hebt aan de klant maar de verkoopfactuur nog niet opgemaakt is, en die provisie het jaar nadien tegenboeken bij de echte VF.
- Inkomende en uitgaande creditnota's boeken (604100 ICN en 700100 UCN) met de btw-tegenboeking.
- Het ezelsbruggetje 340 hoort bij 444 en bij 404 toepassen en controleren dat elke boeking in evenwicht is (som debet = som credit).
Aankopen, verkopen & handelsvorderingen/-schulden
Dit thema is gebaseerd op de oefeningenfiche H1 Comm.act van de leerkracht: dezelfde radiatoren worden in het ene jaar gekocht en in het andere verkocht, telkens met de volledige btw-cyclus (factuur -> btw-regularisatie -> betaling) en een eindejaarsboeking op een overgangsrekening (404.2 of 444.1).
1. De aankoopfactuur (AF)
- 604000 Aankopen van handelsgoederen (HG) in het debet, voor het bedrag exclusief btw (klasse 6 = kost).
- 411590 Aftrekbare btw (ABTW) in het debet, btw die je later terugvordert (vordering op de Staat).
- 440000 Leveranciers in het credit, voor het totaal inclusief btw (schuld KT).
Fiche-voorbeeld: AF HG Radiatoren 363,00 = 300,00 + 63,00 (21%).
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| 604000 Aankopen HG | 300,00 | |
| 411590 ABTW | 63,00 | |
| 440000 Leveranciers | 363,00 |
2. De verkoopfactuur (VF)
- 400000 Klanten in het debet, totaal inclusief btw (vordering KT).
- 700000 Verkopen in het credit, exclusief btw (klasse 7 = opbrengst).
- 451540 Verschuldigde btw (VBTW) in het credit, btw die je doorstort.
Fiche-voorbeeld: VF HG Radiatoren 605,00 = 500,00 + 105,00 (21%).
Belangrijk: de klant/leverancier draagt altijd het bedrag inclusief btw; de kost-/opbrengstrekening (604/700) altijd exclusief. Het verschil is de btw.
3. De btw-regularisatie (de BTW-aangifte)
De fiche werkt na elke factuur de volledige btw-cyclus af. Dat gebeurt in twee stappen:
(a) BTW regularisatie = de werkrekeningen ABTW/VBTW afsluiten naar de aangifterekeningen:
- Aankoopkant: 411000 Terug te vorderen B.T.W (TTVBTW) debet / 411590 ABTW credit. De aftrekbare btw verhuist naar de vordering die je in de aangifte van de Staat terugvraagt.
- Verkoopkant: 451540 VBTW debet / 451000 Te betalen B.T.W (TBBTW) credit. De verschuldigde btw verhuist naar de schuld die je moet doorstorten.
(b) BTW betaling / terugbetaling via de bank:
- Je moet btw betalen: 451000 TBBTW debet / 550000 Bank credit (in de fiche genoteerd als BU btw -105,00).
- Je krijgt btw terug: 550000 Bank debet / 411000 TTVBTW credit (in de fiche BU btw 63,00).
In de praktijk saldeer je per aangifteperiode ABTW en VBTW tegen elkaar; in deze oefening staat telkens maar een factuur per kant, dus elke btw stroomt volledig door.
4. Eindejaar: de overgangsrekeningen 444.1 en 404.2 (en het verband met 340)
Op 31/12 moet alles in het juiste boekjaar staan, ook al ontbreekt de factuur.
- 444000 Te ontvangen facturen (444.1): de goederen zijn geleverd en in voorraad (340000 Voorraad), maar de aankoopfactuur is nog niet binnen. Je boekt de kost toch: 604000 debet / 444000 credit (excl. btw; de btw volgt pas met de echte factuur). Het jaar nadien komt de AF binnen: je boekt eerst de echte factuur (604000 + 411590 / 440000) en boekt de provisie tegen (444000 debet / 604000 credit).
- 404200 Op te stellen facturen (404.2): je hebt geleverd aan de klant maar de verkoopfactuur is nog niet opgemaakt. Je boekt de opbrengst toch: 404200 debet / 700000 credit (excl. btw). Het jaar nadien maak je de VF op (400000 / 700000 + 451540) en boek je de provisie tegen (700000 debet / 404200 credit).
Ezelsbruggetje van de leerkracht: 340 (voorraad) hoort bij 444 (te ontvangen aankoopfacturen) en bij 404 (op te stellen verkoopfacturen). Telkens de goederenbeweging en de factuur niet samenvallen, heb je zo'n overgangsrekening nodig.
5. Creditnota's
- Inkomende creditnota (ICN): 440000 debet / 604100 ICN credit (excl.) + 411590 ABTW credit (btw).
- Uitgaande creditnota (UCN): 700100 UCN debet (excl.) + 451540 VBTW debet (btw) / 400000 credit.
6. Betaling van de factuur
Een leverancier betalen: 440000 debet / 550000 credit (incl. btw). Een klant die betaalt: 550000 debet / 400000 credit (incl. btw).
Gouden regel: in elke boeking is de som van de debetbedragen exact gelijk aan de som van de creditbedragen. Per regel vul je OFWEL debet OFWEL credit in.
📖 Volgens de cursus
Deel II, Hoofdstuk 1 - Commerciële activiteiten, p. 159-202Wettelijke en conceptuele basis van de btw (p. 161-168)
De bestaande samenvatting boekt de btw correct, maar het handboek legt het waarom uit. Btw is een verbruikersbelasting: ze wordt in elk stadium van de bedrijfskolom geheven op de toegevoegde waarde (= verkoopprijs in een stadium - aanschaffingsprijs in datzelfde stadium). De uiteindelijke consument kan de btw niet recupereren en is dus de echte 'drager' van de belasting (p. 161-162).
Belastingplichtige (art. 4 btw-wetboek): eenieder die in de uitoefening van een economische activiteit geregeld en zelfstandig leveringen van goederen of diensten verricht (p. 162). De btw wordt opeisbaar wanneer het belastbare feit plaatsvindt, d.i. op het tijdstip van levering (p. 163).
Werkingssfeer (p. 162-166)
Het boek onderscheidt vijf soorten handelingen, elk met eigen btw-behandeling:
- Binnenlandse levering: verkoper rekent verschuldigde btw aan, koper vordert terug.
- Invoer (aankoop buiten de EU): btw betaald aan de douane/douane-expediteur.
- Intracommunautaire levering (verkoop aan EU-lidstaat): vrij van btw in de lidstaat van vertrek, op voorwaarde dat de goederen vervoerd worden en de verkoper het btw-nummer van de klant kent (p. 165).
- Intracommunautaire verwerving (aankoop uit EU-lidstaat): de btw is verschuldigd in de lidstaat van aankomst van het transport. Het boek toont hier de verlegging: 604 Aankopen, 4110 Btw op aankopen (terug te vorderen) EN 4512 Verschuldigde btw intracomm. verwerving (p. 166).
Maatstaf van heffing (art. 26 & 28, p. 166-167)
Dit is het bedrag waarop de btw wordt berekend. WEL in de maatstaf: prijs, lasten (bv. verloren verpakking), vervoerkosten, verzekering, subsidies die met de prijs samenhangen, belastingen/rechten/heffingen. NIET in de maatstaf: disconto, verkregen prijsverminderingen (handelskorting), intresten wegens laattijdige betaling, gewone terugstuurbare verpakking, voorschotten, en de btw zelf. Dit verklaart waarom een handelskorting de maatstaf van heffing verlaagt en waarom op terugstuurbare verpakking geen btw wordt berekend.
Tarieven, vrijstellingen en aftrek (p. 167-169)
- Tarieven: standaard 21%, verlaagd 6% (voeding, boeken, personenvervoer, hotels...), 12% (margarine, steenkool), 0% (dag-/weekbladen die >=48x/jaar verschijnen).
- Vrijstellingen art. 44 (medische, onderwijs, verzekering, krediet, kansspelen): geen btw aanrekenen, geen aangifte, geen recht op aftrek.
- Aftrek voorbelasting: in principe recupereerbaar, MAAR uitgesloten voor privedoeleinden, logies/spijzen/dranken, onthaalkosten; personenwagen slechts 50% aftrekbaar (p. 169).
Bijzondere regelingen en aangifte (p. 170-171)
- Kleine onderneming: vrijstellingsregeling als jaaromzet <= 25.000 EUR (geen aangifte, geen storting, geen aftrek).
- Aangiftefrequentie: kwartaalaangifte als jaaromzet excl. btw <= 2.500.000 EUR, anders maandaangifte. Indienen uiterlijk de 20ste van de maand na de periode.
Speciale gevallen die de bestaande samenvatting niet behandelt
Directe aankoop- en verkoopkosten (p. 172-174)
Bijkomende kosten (transport, los-, inklaringskosten, verloren verpakking, verzekering) zijn directe kosten die de maatstaf van heffing verhogen. Bij aankoop op subrekening 6043; bij verkoop verhogen ze de verkoopprijs (7000 of 7003). Worden de kosten door een derde apart gefactureerd, dan boek je ze als een aankoop in groep 61 Diensten en diverse goederen.
Terugstuurbare verpakking (p. 174-176)
Is een waarborg, geen aankoop -> geen btw. Bij aankoop: actiefrekening 418 Borgtochten betaald in contanten (vordering op leverancier). Bij verkoop: passiefrekening 488 Borgtochten ontvangen in contanten (schuld aan klant). Verloren verpakking daarentegen is wel een directe kost met btw.
Voorraadwijzigingen handelsgoederen (p. 186-192) - ONTBREEKT VOLLEDIG in de bestaande samenvatting
Dit is de kern van het tweede deel van het hoofdstuk. Aankopen (604) en verkopen (700) lopen het hele jaar door zonder rekening te houden met de voorraad. Op 31/12 moet de boekhoudkundige winst gelijk zijn aan de werkelijke winst. Daarom corrigeert men met rekening 6094 Voorraadwijzigingen handelsgoederen tegenover 340 Handelsgoederen:
- Voorraad neemt TOE (EV > BV): 340 debet / 6094 credit -> bedrijfskosten dalen, resultaat stijgt.
- Voorraad neemt AF (EV < BV): 6094 debet / 340 credit -> bedrijfskosten stijgen, resultaat daalt. De som van 'Aankopen' (600/8) en 'Voorraadwijziging' (609) in de resultatenrekening is gelijk aan de kostprijs van de verkochte handelsgoederen (p. 197).
Begrippen
- Toegevoegde waarde
- Het verschil tussen de aanschaffingsprijs van een goed in een bepaald stadium en de verkoopprijs van dat goed in hetzelfde stadium; de btw wordt in elk stadium geheven op die toegevoegde waarde (p. 161).
- Belastingplichtige (art. 4 btw-wetboek)
- Eenieder die in de uitoefening van een economische activiteit geregeld en zelfstandig, met of zonder winstoogmerk, leveringen van goederen of diensten verricht die in het btw-wetboek zijn omschreven (p. 162).
- Maatstaf van heffing (art. 26 btw-wetboek)
- Het bedrag waarop de btw wordt berekend: alles wat de leverancier als tegenprestatie verkrijgt, inclusief vervoer, verzekering, verloren verpakking, belastingen en met de prijs verbonden subsidies (p. 166-167).
- Voorbelasting / aftrek van voorbelasting
- De btw die de belastingplichtige zelf heeft betaald op aankopen, invoer en intracommunautaire verwervingen; ze wordt in de aangifte in mindering gebracht van de verschuldigde btw (p. 168-169).
- Intracommunautaire levering
- Verkoop van goederen naar een andere EU-lidstaat; vrijgesteld van btw in de lidstaat van vertrek mits de goederen vervoerd worden en de verkoper het btw-nummer van de koper kent (p. 164-165).
- Intracommunautaire verwerving
- Aankoop van goederen uit een andere EU-lidstaat; de btw is verschuldigd in de lidstaat van aankomst van het transport (verlegging naar de koper) (p. 164-166).
- Invoer
- Het binnenbrengen in de EU van goederen afkomstig uit een derde land; eenvoudig gezegd een aankoop buiten de EU, waarbij btw aan de douane betaald wordt (p. 163, 165).
- Vrijstelling art. 44
- Handelingen (o.a. medische zorg, onderwijs, verzekering, krediet, kansspelen) waarvoor geen btw wordt aangerekend, geen aangifte moet worden ingediend en GEEN recht op aftrek bestaat (p. 168).
- Kleine onderneming (vrijstellingsregeling)
- Onderneming met jaaromzet <= 25.000 EUR die geen periodieke aangifte indient, geen btw doorstort en geen recht op aftrek heeft (p. 170-171).
- Terugstuurbare verpakking
- Verpakking waarvoor een waarborgsom wordt aangerekend die terugbetaald wordt bij terugzending; geen aankoop en dus zonder btw - geboekt op 418 (aankoop) of 488 (verkoop) (p. 174-176).
- Directe vs. indirecte kosten
- Directe kosten (bv. transport, verloren verpakking) zijn rechtstreeks toewijsbaar aan een product en verhogen de aankoop-/verkoopprijs; indirecte kosten (huur, administratie) horen in groep 61 Diensten en diverse goederen (p. 173, 176).
- Voorraadwijziging handelsgoederen (rek. 6094)
- Eindejaarscorrectie die het verschil tussen begin- en eindvoorraad op rekening 340 boekt zodat de boekhoudkundige winst gelijk wordt aan de werkelijke winst; staat in de resultatenrekening onder code 609 (p. 188-191).
- Kostprijs van de verkochte handelsgoederen
- Beginvoorraad + aankopen - eindvoorraad; in de resultatenrekening gelijk aan de som van 'Aankopen' (600/8) en 'Voorraadwijziging' (609) (p. 197).
- Ontvangen kortingen (rek. 608) / toegestane kortingen (rek. 708)
- Rekeningen met minteken: 608 wordt gecrediteerd voor ontvangen handelskorting (vermindert de kost), 708 gedebiteerd voor toegestane handelskorting (vermindert de opbrengst); het gebruik ervan is in het MAR voorzien maar niet verplicht (p. 170-172).
🔢 Kernrekeningen (MAR)
| Code | Naam | Natuur | Wanneer gebruiken |
|---|---|---|---|
| 604000 | Aankopen van handelsgoederen (HG) | Debet | Bij een aankoopfactuur van handelsgoederen, voor het bedrag exclusief btw (fiche: 300,00). |
| 604100 | Inkomende creditnota (ICN) | Debet | Tegenrekening van 604000; wordt bij een ontvangen creditnota in het credit geboekt en neemt de aankoopkost (excl. btw) terug. |
| 411590 | Aftrekbare btw (ABTW) | Debet | Btw op aankopen, debet op de AF; wordt bij de btw-regularisatie gecrediteerd tegenover 411000 TTVBTW. |
| 411000 | Terug te vorderen B.T.W | Debet | Aangifterekening (fiche: TTVBTW): debet bij de btw-regularisatie van de aankoopkant, credit wanneer de Staat de btw terugbetaalt via de bank. |
| 440000 | Leveranciers | Credit | Schuld aan de leverancier voor het totaal inclusief btw (fiche: 363,00); daalt in debet bij betaling of inkomende creditnota. |
| 444000 | Te ontvangen facturen | Credit | Eindejaar (fiche 444.1): goederen ontvangen en in voorraad (340000), maar de aankoopfactuur is nog niet binnen; het jaar nadien tegengeboekt. |
| 400000 | Klanten | Debet | Vordering op de klant voor het totaal inclusief btw (fiche: 605,00); daalt in credit bij ontvangst of uitgaande creditnota. |
| 700000 | Verkopen | Credit | Bij een verkoopfactuur, voor het bedrag exclusief btw (fiche: 500,00). |
| 700100 | Uitgaande creditnota (UCN) | Debet | Bij een door jou opgemaakte creditnota; neemt de verkoopopbrengst (excl. btw) terug. |
| 451540 | Verschuldigde btw (VBTW) | Credit | Btw op verkopen, credit op de VF; wordt bij de btw-regularisatie gedebiteerd tegenover 451000 TBBTW. |
| 451000 | Te betalen B.T.W | Credit | Aangifterekening (fiche: TBBTW): credit bij de btw-regularisatie van de verkoopkant, debet wanneer je de btw doorstort via de bank. |
| 404200 | Op te stellen facturen | Debet | Eindejaar (fiche 404.2): geleverd aan de klant maar de verkoopfactuur is nog niet opgemaakt; het jaar nadien tegengeboekt. |
| 404000 | Te innen opbrengsten | Debet | Fiche 404.1 'te ontvangen creditnota's': verwachte inkomende opbrengst/creditnota die nog niet gefactureerd is. |
| 340000 | Handelsgoederen (HG) | Debet | De voorraad handelsgoederen; legt het verband met 444 (nog te ontvangen AF) en 404 (nog op te stellen VF). |
| 550000 | Kredietinstellingen | Debet | Bankrekening: debet bij ontvangst van geld of btw-teruggave, credit bij betaling van een leverancier of de btw. |
📐 Boekingsschema's
Aankoopfactuur handelsgoederen (fiche: AF 363,00 = 300,00 + 63,00)
Je ontvangt een aankoopfactuur voor handelsgoederen (radiatoren), btw 21%.
| Debet | Credit |
|---|---|
|
|
Verkoopfactuur (fiche: VF 605,00 = 500,00 + 105,00)
Je maakt een verkoopfactuur op voor de klant, btw 21%.
| Debet | Credit |
|---|---|
|
|
BTW-regularisatie aankoopkant (ABTW -> TTVBTW)
Na de aankoopfactuur sluit je de aftrekbare btw af naar de aangifterekening (BTW regularisatie in de fiche).
| Debet | Credit |
|---|---|
|
|
BTW-regularisatie verkoopkant (VBTW -> TBBTW)
Na de verkoopfactuur sluit je de verschuldigde btw af naar de aangifterekening.
| Debet | Credit |
|---|---|
|
|
Eindejaar 444.1: goederen in voorraad, aankoopfactuur nog niet ontvangen
Op 31/12 zijn de handelsgoederen geleverd en in voorraad (340000), maar de aankoopfactuur is nog niet binnen.
| Debet | Credit |
|---|---|
|
|
Eindejaar 404.2: geleverd aan klant, verkoopfactuur nog op te stellen
Op 31/12 zijn de goederen geleverd aan de klant, maar de verkoopfactuur (500,00) moet nog opgemaakt worden.
| Debet | Credit |
|---|---|
|
|
⚠️ Veelgemaakte fouten
❌ De btw op de kost- of opbrengstrekening boeken (bv. 363,00 op 604000).
✅ 604000 en 700000 staan altijd exclusief btw (300,00 / 500,00). Alleen 440000/400000 dragen het bedrag inclusief btw (363,00 / 605,00).
❌ De werkrekeningen ABTW/VBTW verwarren met de aangifterekeningen TTVBTW/TBBTW.
✅ Bij de btw-regularisatie verhuist het saldo: 411590 ABTW -> 411000 TTVBTW (terug te vorderen), 451540 VBTW -> 451000 TBBTW (te betalen). Pas daarna betaal of ontvang je de btw via 550000.
❌ Op de eindejaarsrekeningen 444000 of 404200 toch btw boeken.
✅ Boek enkel het bedrag exclusief btw (300,00 / 500,00). De btw (411590 of 451540) verschijnt pas wanneer de echte factuur wordt ontvangen/opgesteld in het volgende boekjaar.
❌ 444000 (passief, credit) verwarren met 404200 (actief, debet).
✅ 444000 'Te ontvangen facturen' = schuld die je nog verwacht (aankoopkant, credit). 404200 'Op te stellen facturen' = vordering die je nog moet factureren (verkoopkant, debet).
❌ Bij de echte factuur in BJ2 de provisie 444000/404200 niet tegenboeken (de eindejaarsactiviteit vergeten).
✅ Boek in BJ2 de echte factuur EN de tegenboeking: 444000 debet / 604000 credit, of 700000 debet / 404200 credit. Anders telt de kost/opbrengst dubbel.
❌ Een ontvangen of betaald voorschot meteen op 604000/700000 boeken.
✅ Een voorschot is nog geen aankoop of verkoop. Boek het op 406000 (aan leverancier) of 460000 (van klant) en verreken het pas bij de definitieve factuur.
❌ Bij de betaling van een factuur de btw nog eens apart boeken.
✅ De btw zit al in de factuurboeking. Bij de betaling boek je gewoon het volledige bedrag inclusief btw tussen 440000/400000 en 550000.
❌ Bij een inkomende creditnota 604000 verminderen in plaats van 604100 te crediteren.
✅ Gebruik de aparte tegenrekening 604100 ICN in het credit; zo blijft de brutoaankoop op 604000 zichtbaar in het grootboek.
📝 Meerkeuzetoets
10 vragen op basis van de cursus. Kies en krijg meteen feedback.
In welk stadium van de bedrijfskolom is de btw uiteindelijk een echte last die niet meer gerecupereerd kan worden?